オフサイトミーティングとは?実施の前に知っておくべきこと

オフサイトミーティングをする企業が増えています。

多くの場合、社外の研修施設を借りて行われることが多い社内イベント。

あえて物理的に職場から離れた場所に行き、節目となる会議や研修などを実施します。

今回は、オフサイトミーティングを実施する意義や、成功のポイントについて解説します。

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オフサイトミーティング

 

オフサイトミーティングとは?

オフサイトミーティングとは、普段の職場ではなく、あえて違う場所(オフサイト)に集まり、ミーティングを行うことです。

しかし、必ずしもミーティング=「会議」である必要はありません。

社員研修や教育、決起会、オンボーディングの一環としてオフサイトを活用することもあります。

経済産業省も、生産性を高めるためのオフサイトミーティングの活用を推奨しているのだとか。

オフサイト(off-site)には、離れた場所、という意味があります。

通常、リゾート施設や保養所など、自然豊かな場所、景観の良い場所を指すことが多いです。

そのような環境で、非日常感を味わいながら仕事をすることがオフサイトミーティングの醍醐味です。

【参考】ワーケーションのツールはどれがいい?おススメの5つを紹介

 

オフサイトミーティングを実施する意義とは?

「わざわざ時間をかけて会社の外に集まる必要があるの?」という声も聞こえてきそうです。

しかし、オフサイトミーティングの実施には、それなりの意義があります。

では、以下でいくつか見ていきましょう。

 

斬新な発想、独創的なアイディアを生み出すため

まず、普段とは異なる環境に身を置くことで、斬新な発想が生まれやすくなります。

新規事業のキックオフミーティングなどの集会や会議をオフサイトで実施することで、普段とは異なる視点から物事を考えることができます。

そうすれば、独創的なアイディアや企画を思いつき易くなるでしょう。

 

社員のコミュニケーションを活性化させるため

また、社内コミュニケーションを活性化させるという目的で実施することもあります。

自然に触れたり、アクティビティやレクリエーションを交えたりしながら社外で仕事をすることで、普段あまり関わらない部署、役職の人との交流を深められる機会にもなります。

しかし、実態は「宴会」が多いのかもしれませんが。

 

チーム力、団結力を深めるため

オフサイトミーテイングを実施する際には、いつもと違ったルールで会議や研修等を行うことも多いもの。

そのため、部署や役職にとらわれず、普段言えない自分の意見を率直に言い出しやすくもなります。

その結果、お互いの理解を深めることができ、チーム力、団結力も深まるでしょう。

 

心身のリフレッシュにつなげるため

社員の心身のリフレッシュ、ストレスの解消に繋げることも、オフサイトミーティングを実施する大きな目的になります。

社内の堅苦しいギスギスした環境から離れ、自然豊かで解放された空間に出るだけでも、普段のストレスや緊張感から解放され、精神的な余裕を持ちながら業務に取り組めるでしょう。

【参考】オンボーディングとは?OJTとの違いや導入するメリットは

 

オフサイトミーティング実施の注意点と対策

メリットがある一方で、デメリットや実施の際の注意点もいくつかあります。

 

手間とコストがかかる

オフサイトミーティングを実施するには、そのための手間とコストが余分にかかることがあります。

実施場所の選定、予約、利用料の支払いに加え、施設に移動するまでの交通手段の確保も必要です。

実際の移動など、参加者や実施規模が多ければそれだけ手間とコストがかかるでしょう。

小規模な社員旅行と思って頂ければ、イメージがつきやすいかもしれません。

しかし、そもそも何百人単位での実施だと、単なるの社外イベントになってしまいます。

ゆえに、なるべく小規模で実施できるよう企画していきます。

担当者を一人は設定して進めることになるでしょう。

 

「場所を変えただけ」になってしまうこともある

せっかく手間とコストをかけてセッティングしても、結果として「ただ場所を変えただけ」になり、その実施意義を見出せずに終わってしまうケースもあります。

そのような状況を避けるために、まずは実施意義や目的を明確にし、参加者に共有することが不可欠。

参加者の意識次第では、オフサイトミーティングも「お遊びイベント」になるリスクがあります。

 

メリハリがつかなくなることも

場所を変えたことにより、逆に集中力が削がれ、生産性が落ちることもあります。

それでは実施の意味がなく、ただ単に無駄な手間とお金を費やしてしまうだけです。

その点に関してもしっかりと対策しておきたいもの。

たとえば、予め、

  • アクティビティやレクリエーションの時間を設けておく
  • 実施内容によって場所を移動する

など、メリハリがつくように工夫することが考えられます。

【参考】経営の新常識「健康経営」を実施するメリット4つと事例3つ

 

まとめ

オフサイトミーティングを実施する際には、ただ場所を変えただけという状況に陥らないようにする必要があります。

そして、より有意義なものにするために、実施目的や意義を事前に明確にしておきます。

これは、オフサイトミーティングの幹事の力量にもよるところがあります。

また、終了後に参加者向けにアンケート調査を行ったりフィードバックを実施したりすることで、次回の改善や見直しにつながります。

やるべきことを確実にやって、実り多きオフサイトミーティングにしましょう。

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