バーチャルオフィスを使うメリット4つや利用のポイント3つ

起業には、お金がかかります。

会社の設立費用や運転資金の準備は当然のこととして、オフィスを借りる場合にかかる家賃や保証金は、起業家にとって頭が痛いものです。

「うちはリモートでできるから自宅でいいんだけど、自宅をオフィスとして公表するのもイヤだな。」

そう思う方も、少なくないかもしれません。

そのような方にとって、バーチャルオフィスは、強力な選択肢になり得ます。

ここでは、最近話題のバーチャルオフィスについて、利用するメリットやポイントを解説していきます。

【参考】起業するなら法人か個人か。メリットとデメリットを徹底比較

バーチャルオフィス

 

バーチャルオフィスとは?

バーチャルオフィスとは、事務所、オフィスとしての「機能」を提供している事業者、もしくはそのシステムを意味します。

起業=オフィスや店舗を構えて商いをする、という従来のイメージを一新した、比較的新しい事業スタイルです。

主なサービスとして、

  • 郵便物の受け取りや転送
  • 電話対応
  • 登記のための住所利用権
  • その他会議室など一部施設の貸し出し

などが挙げられます。

 

レンタルオフィスとの違い

バーチャルオフィスは、業務に必要な設備を月額料金を支払い一定期間利用する「レンタルオフィス」とよく混同されがちです。

しかし、両者は似て非なるものです。

レンタルオフィスはデスクやイス、PC、情報機器など物理的な備品を提供するのに対し、バーチャルオフィスはあくまでもオフィスとしての「機能」の提供を重視します

昔からあるところで有名なのは、(割高ですが)リージャスサーブコープです。

【参考】源泉徴収とは?フリーランスや副業者のために基本から丁寧に

 

バーチャルオフィスを利用する4つのメリット

起業する際に、物件を見つけて、物理的に会社を立ち上げるよりも、バーチャルオフィスを利用した方がコスト面、経営面において多くの利点があります。

 

①開業資金・運転資金が安くなる

まず、バーチャルオフィスで起業することで開業資金、運転資金を大幅に抑えることが可能です。

というのも、一般的な起業とは異なり、物件の契約料や月額の家賃に加え、光熱費、維持費などの固定費などがかからないためです。

初期費用と月額の利用料さえ支払えば、比較的小規模な事業やワンオペ事業でも立派な「会社」として事業を始めることができるでしょう

安いところであれば、月額1万円未満で使えるところもあります。

 

②開業手続き、準備がスムーズになる

また、起業までの手間、準備が従来のスタイルよりもシンプルになり、よりスムーズに事業を始められます

一般的に、オフィスを借りる場合、まず物件探しから始まり、申し込み、審査、設備投資のために多くの手間を費やすことになります。

一方で、バーチャルオフィスの場合は申し込み後最短即日、もしくは1〜2週間程度で利用が始められ、複雑な手続きや書類提出、その他準備も必要ありません

 

③プライバシーが守られる

個人事業などで起業する場合、自宅を事務所兼用にするケースがありますが、その場合自宅の住所を公にすることになるため、不特定多数の人に住所が知られてしまうリスクが生じます。

しかし、バーチャルオフィスの場合には、ホームページや名刺、その他手続きに用いられる住所と自宅住所の使い分けができるため、プライバシーが守られます

特に、一人暮らしの女性だったりすると、自宅を晒すのには躊躇してしまうことでしょう。

 

④都心など、本来なら高額な家賃がかかる立地に住所をおける

取引先との接見や営業が必要な事業の場合、アクセス、利便性をのために都心など好立地にオフィスを構える必要があります。

そうなると、家賃などの金銭的な負担は尚のこと大きくなりがち。

しかし、バーチャルオフィスを利用すれば、経済的なコストを大幅に抑えつつ、都心でも実質的に住所を置くことが可能です。

都心部にある会社の方が、大きな会社だと思ってもらえたり、しっかりした高品質なサービスを提供している会社だと思ってもらえる可能性は高まるでしょう。

 

バーチャルオフィスを利用する際に確認すべきポイント3つ

徐々にバーチャルオフィスの需要も高まってきていることから、その提供者の数も増えており、実際のサービスもさまざまな種類があります。

それぞれ起業する事業に適したバーチャルオフィスを見極めるためのポイントについて見ていきましょう。

 

①サービスの内容、料金、契約期間など

まず具体的なサービスの内容や料金体系など基本的な概要を確認します。

基本的には冒頭で挙げたようなサービス内容になっていますが、別途オプションサービスを提供しているバーチャルオフィスもあるため、必要に応じで利用を検討します。

契約期間に関して、6ヶ月、12ヶ月が最低契約期間として決まっていることが多いため、中途解約時の違約金の有無、金額についても事前に確認しておきましょう

 

②提供元は信用できるか、他の利用者について

バーチャルオフィスを利用して事業運営する場合でも、信頼できる事業イメージを確立することは大切です。

というのも、サービス提供元のオフィスに取引先やその他来客が訪問するケースがあり、万が一、設備が十分に整備されていない、対応が悪いという状況だとマイナスなイメージを持たれてしまう恐れがあるからです。

そのため、バーチャルオフィスを選ぶ際には、出来れば実際に訪問し、十分な設備が整っているか、また他の利用者についても入念なリサーチをしましょう

 

③その他ユーザーの口コミや評価

十分なサービス体制が確立されている場合でも、必ずしも満足のいく品質が保証されてるわけではありません。

例えば、電話や来客時の対応が悪い、バーチャルオフィス側の人員不足でスムーズな対応をしてもらえないなどのケースが存在し、提供者、利用者の間でトラブルにつながることもあります。

それらを未然に防ぐためにも、実際のユーザーからの口コミや評価も忘れずにチェックしましょう。

【参考】「断るべき仕事」の特徴5選!経験の浅いフリーランスは必見

 

まとめ

バーチャルオフィスを利用することで、会社設立時に本来かかる手間やコストを大幅に削減できるため、円滑に起業準備を進められます。

そして、万が一失敗した際のリスクも最低限に留められるでしょう。

事業が軌道に乗り出したら実際のオフィスに移動する、ということも可能なため、起業を検討されている方は、積極的にバーチャルオフィスの利用を検討することをおススメします。

【参考】起業家向けオフィスの種類や選び方は?おススメ5選を紹介

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