テレワークの導入検討、どうすれば？ポイントを基本から解説

新型コロナの流行をはじめとした昨今の社会情勢を背景に、多くの企業がテレワークを導入しはじめています。

国もこの流れを推進しており、今後ますます普及していくと予想されるテレワーク。

しかし、企業に仕組みとして導入するにはどうすれば良いのか？

なかなかテレワークにできなくて困っていると悩んでいる会社も多いのではないでしょうか？

この記事では、テレワークとは何か？導入するメリットや課題、ポイントについて解説します。

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テレワークとは

テレワークとは、オフィスに集まらずに社員やメンバーがそれぞれ別の場所で仕事をする労働形態のことです。

遠隔を意味する”tele”と、働くという意味の”work”を合わせた造語で、リモートワークや在宅勤務という言葉とほぼ同じ意味で使われます。

テレワークという言葉には厳密な定義があるわけではありません。

多くのメンバーが別の場所で仕事をする一方、一部の管理職や社長は出社して働く、というパターンも多いでしょう。

しかし、ITツールの発達や昨今の社会情勢により、テレワークは今や当たり前の働き方と呼べるまでになってきています。

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テレワークを導入する3つのメリット

テレワークには様々なメリットがありますが、ここでは特に大きい3つのメリットに絞って解説します。

①交通費や消耗品等の経費が削減できる

テレワークを導入すると基本的に在宅で勤務してもらうことになり、社員に支払う交通費を削減できます。

毎日のように通勤しているのでなければ、定期券にする必要はありません。

交通費の他にも、オフィスの家賃やペーパーレス化による雑費など多くの経費を少なくすることができます。

②チームや会社全体の生産性向上につながる

チームや会社全体の生産性を向上させられる可能性もあります。

通勤時の疲れやオフィスでの雑音から逃れて、自分の働きやすい環境で仕事ができれば、社員のモチベーションも上がり能率をあげることができるでしょう。

また、対面や紙で行っていた作業もITツールを活用して行うことになるので、その点でも効率よく業務を処理する事ができます。

そして、テレワークにすることで「仕事をしていない人」「いなくても困らない人」が浮き彫りになるという効果もあります。

③勤務地を問わずに採用ができる

テレワークを導入して在宅勤務可としておくと、「働きたいけどコロナ等のリスクが怖い」といった求職者も応募しやすく、求人応募数を増やすことができるでしょう。

実際、「フルリモートOK」で求人を出すと、大量に応募書類が届くという話もあるようです。

当然、地方にいるスキルのある人材を採用することもできます。

「ITツールを駆使して仕事が出来るけれども、地方に住んでいるので仕事がない」と言う人は案外多いもの。

テレワークOKにすることで、例えば、北海道から1人、沖縄県から1人のように全国から採用し、より優れたチームを作って仕事をすることも可能になります。

【参考】テレワーク導入に際し気を付けるべき6つのリスクと3つの対策

テレワークを導入するときの主な課題

経費削減や生産性向上など、様々なメリットがあるテレワーク。

しかし、日本での導入があまり進んでいない理由として、いくつかの課題があります。

導入する際に事前に押さえておきたい、主な課題をお伝えします。

①機器やツールを揃えるのにお金と時間がかかる

テレワークでかなり大きな課題となるのは、導入コストがかかるという点です。

IT関連の企業はまだしも、これまであまりITを取り入れてこなかった会社はテレワークにするというだけで多くの費用がかかります。

ノートパソコンやWi-Fi端末、そして、クラウド型のWebサービスにもコストがかかるかもしれません。

また、実際の導入や、社員への教育など、費用以外でも時間や手間がかかります。

これらがネックとなって、テレワーク化をなかなか進められないケースも多いです。

②業務の管理や急ぎのコミュニケーションが難しくなる

オフィスに集まっていれば、働いているかどうか？はすぐにわかるでしょう。

しかし、テレワークとなれば、常に確認することは容易ではありません。

連絡も基本的に文章チャットになるので、進捗状況の確認がマメにできなかったり、急ぎの連絡が上手くいかなかったりする可能性があります。

急ぎの内容でチャットしたけど、なかなか返信がなくてイライラ、なんてこともあります。

また、勤務態度や労働時間での評価が難しくなります。

連絡がないまま、家で残業してしまうというケースもあります。

管理職にとっては、社員の管理やケアが難しくなるかもしれません。

③情報漏洩などIT上のリスクが高まる

「うちの社員はみんなWi-Fi端末を持っているから、そのまま使ってもらおう」と思っているのなら非常に危険です。

テレワークの流れによりセキュリティの弱い個人宅のネットワークを攻撃して、情報を盗み取ったという事件も発生しています。

業務の内容によっては、情報漏洩を防ぐべく社員教育を徹底する、テレワーク用の安全な通信回線を準備する、等の対策が必要になるかもしれません。

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テレワークを導入する時に考えておきたい4つのポイント

これらの課題を踏まえて、テレワークを導入するうえで重要なポイントを3つ解説します。

①数字を含めメリットとデメリットを冷静に比べる

上ではコストが減ると書きましたが、業種業態によっては減らないケースもあるでしょう。

よって、コスト上のメリットがあると安易に踏み込むのではなく、冷静に数字を弾き、比較検討することが必要です。

その他にも様々なメリットやデメリットを並べて比較し、会社にとってプラスになるかどうか冷静に判断することが必要です。

②コミュニケーションや評価のルールを再検討する

連絡手段や方法、評価のルールをテレワーク時代に合わせて修正しましょう。

極端な例は、評価を成果主義に変えてコミュニケーションや時間の縛りを無くすことです。

もちろん、業種や業務内容によっては難しいこともあるでしょう。

成果主義まではいかずとも、目視での管理は現実的に難しい状況になってしまいます。

サボろうと思えば、いくらでもサボれる状況になってしまうかもしれません。

シフトをしっかりと順守してもらい、業務の報告をきちんとしてもらう必要が出てきます。

社員やメンバーの自立性が重要になってくるので、その点をきちんと教育・共有する必要もあるでしょう。

③ネットワークのセキュリティを強化する

ITのセキュリティ面を強化し、リスクを最小限にしましょう。

企業によってはセキュリティ対策をした仕事用Wi-fiを社員の自宅に設置してもらい、安全にテレワークを行っています。

セキュリティ対策を疎かにしたままテレワークを進めてしまうと、情報漏洩やシステムトラブル等により信用を失ってしまう、損害賠償が発生するなど、思わぬトラブルを引き起こす可能性もあります。

セキュリティには細心の注意を払いましょう。

④テレワーク助成金を受ける

「テレワークを導入したいけど、資金が足りなくて無理」と思っているのなら、助成金や補助金の活用を検討しましょう。

国や自治体の支援により、必要な投資額を賄うこともできます。

ただ、テレワークの助成金と一言でいっても様々な種類があります。

助成金を申請できる要件や期限、申請先が国か自治体か、種類によって異なります。

よく確認をして申請手続きを進めてください。

テレワークを導入して時代に合わせた企業になる

この記事では、テレワークを導入するにあたっての課題やポイントについて解説しました。

今後、一部の業界を除いて企業のテレワーク化の流れはどんどん進んでいくでしょう。

それなのに、まだ導入できていないとなると「古い会社だな」とか「この会社、大丈夫か」と思われてしまうかもしれません。

導入が可能なのであれば、積極的にテレワークを導入して、時代を先取りした企業になりましょう。

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