テレワーク導入に際し気を付けるべき6つのリスクと3つの対策

「うちもテレワークにならないかなー」

今日も若手の声が聞こえてくる。

メリットは分かるけど、本当に大丈夫なのか不安もある。

テレワークを新たに導入する際、何を考えておかねばならないのか。

ここでは、企業の多くが陥りやすい問題やリスク、またそれらの対策について紹介していきます。

【参考】テレワークの導入と同時に取り組むべきセキュリティ対策6つ

テレワークが当たり前の時代が到来した

コロナ感染の拡大を受け、今やテレワークで業務を遂行することが企業の常識になりつつあります。

テレワークを導入する企業の方が、人を集めたり、生産性を上げたりする上で有利な状況に、徐々になっていくと思われます。

テレワークの実施は、通勤ラッシュや密の回避になるだけではありません。

社員それぞれの多様な働き方の実現、ワークライフバランスの充実にもなります。

これからますます導入が加速する上で、企業にはテレワークに対する理解を深めること、快適な環境を作ることが求められます。

テレワーク導入時に陥りやすい問題やリスク

しかし、言うまでもなく、テレワークの導入は良いことばかりではありません。

テレワーク導入時に企業が陥りやすい問題やリスクについて見ていきましょう。

①従業員の勤務状況の把握が難しくなる

まず、従業員の勤務状況の管理、把握が難しくなります。

十分な態勢が整っていない状況で始めると、誰が、いつ、どんな業務をしているのか分からなくなることもあります。

近くで一緒に作業していれば避けられたであろう、思わぬトラブルやミスに発展することも珍しくありません。

また、勤務状況の把握ができていないと、会議などのスケジュール調整にも手間取ることがあります。

②設備投資にコストや手間がかかる

新たにテレワークを導入するためにはまず、必要な設備を整えなければなりません。

自前で環境を備えている人もいるでしょうが、それに頼ってしまうのは考え物。

リスク管理の観点からも、会社が準備する方が賢明です。

一般的には、企業がWebカメラ付きのノートPC、ポケットWi-Fiなどは配布するケースが多いですが、その場合当然コストがかかります。

③デジタルデバイドが生じて業務に支障が出る

比較的若手の社員やITに精通している人ならば問題ありません。

しかし、従来の対面型の業務に慣れ親しんでいる年配層の社員の中には、ZOOMやGoogle Meet、Slack、Skypeなどのオンラインツールを使いこなせない社員も存在します。

世の中には、IT介護なる言葉も存在するくらいです。

その結果、ITが使える人、使えない人との間にデジタルデバイドが生じて、今までできていた業務が滞る、支障が出るという事態にも陥りかねません。

④プライバシー・セキュリティのリスクが高まる

プライバシーやセキュリティに関する問題もテレワーク実施時に気をつけるべき問題の一つです。

会社の機密事項や顧客の個人データなど、まだ慣れていないオンラインツール上でそれらを扱ったばかりに情報が漏洩した、という事例は実際に起きています。

特に顧客情報を取り扱うコンサルティング業やマーケティング、営業部署は要注意です。

⑤出勤する人とテレワークで働く人の間で格差が生じる

特に多くの部署、社員で構成されている大手企業の場合には、100％全ての社員がテレワークで働くことは現実的には難しいでしょう。

一部の部署、社員は従来通り出勤する必要がでてきます。

その結果、出勤する人とテレワークで働く人の間で待遇に格差あるように受け止められ、不満や反感が出る原因になります。

⑥社内コミュニケーションが減る

全体的に共通することで、テレワークの場合、通常業務よりも社内コミュニケーションが鈍る可能性があります。

どうでもいいような、たわいもない会話も、人間関係の構築には重要だったりするもの。

テレワークだと、そのようなたわいもないコミュニケーションが難しくなり、人間関係がドライに、ギスギスしたものになってしまうかもしれません。

【参考】隠れ残業とは？テレワークの普及で急増した危険性とその対策

今すぐ実践すべき対策

以上で挙げた問題を未然に防止し、リスクを最小限に抑えるための対策について見ていきましょう。

①従来の評価制度の見直し

まずテレワーク導入時に企業がすべきことは、従来の評価制度の見直しです。

テレワークを実施するにあたっては、「どれだけの時間働いたか」ではなく、「成果物として何を残したか」を評価する方がベターです。

結果的には、成果主義的になってしまいますが、多くの人がその方がフェアだと受け止めるでしょう。

とは言え、部署によっては難しい、または、そのような評価方法にするのは現実的に難しい場合もあります。

バランスを取りながら、従業員が納得いく形で評価制度を見直していくことが肝要です。

②社内への周知や理解の獲得

デジタルデバイドの解消を始め、テレワーク移行に関して従業員に納得してもらうためには、移行の目的や意義の説明をし、オンラインツールの使用方法や勤務体制に関する理解を深める必要があります。

今時のオンラインツールは、本当にユーザビリティ高く設計されています。

移行前の段階で不満や起きうるトラブルを予測できれば、リスクを最小限に留めて業務に取り組むことができるでしょう。

③助成金・補助金、その他支援制度の活用

また、導入費用や経費などをコスト負担を減らすためには、補助金や助成金を積極的に活用しましょう。

テレワークの導入のために使える補助金や助成金もあります。

例えば、政府による「働き方改革推進支援助成金」や「IT導入補助金」が挙げられ、またテレワーク相談センターや各自治体の支援を受ければテレワークへのスムーズな移行が可能になります。

【参考】【2022年版】働き方改革導入で貰える助成金・補助金5選

まとめ

時代にあった働き方、企業運営を進めていく上でこれからますますテレワークの意義が問われて来ます。

導入にあたり、しっかりと対策をしているつもりでもリスクやトラブルの発生を完璧には防げません。

助成金や補助金、外部のサポートや助言を受けながら誰もが快適に働ける環境、体制を少しずつ整えていきましょう。

【参考】テレワークの導入検討、どうすれば？ポイントを基本から解説