タスク管理ツールはどれを使うのが正解?選び方を解説

ビジネスを効率よく動かすにはタスクやプロジェクトの管理が欠かせません。

しかし、世の中に「管理が苦手な人」というのは、案外多いもの。

彼らを少しでも助けるために、既にたくさんのツールが世に出ています。

一方で、選び方を間違えると、あまり効果が出ないことも…

この記事では、タスク管理ツールの種類と選び方、おすすめのツールを紹介します。

【参考】MeisterTaskの評判は?直感的に使えるタスク管理ツールを紹介

 

タスク管理

 

タスク管理ツールの種類

実は、一言でタスク管理ツールといっても用途や目的ごとに様々な種類があります。

ToDoリストとかんばん方式の両方が使えるなど、ツールによっては複数の機能を複数内包していることも珍しくありません。

この種類を意識して使い分けないと、タスク管理はうまくいかないのです。

まずは、タスク管理ツールの種類について解説していきましょう。

 

タイマー

特定の時間サイクルで仕事の開始と終了を知らせてくれるツールです。

これは比較的シンプルですね。

昔はキッチンタイマーなどがありました。

今では、身近なところで、スマートフォンのアプリでタイマーを使うことができます。

タイマーを使うことで集中して仕事に取り組むことが可能です。

「30分仕事したら5分休憩」を繰り返すポモドーロ・テクニックを実践できるタイマーがおすすめですよ。

 

レコード

タスクごとの時間を測るツールです。

タスク開始時にスタートして、終了時に止めることでどんな仕事にどれくらい使ったか?を計測することができます。

タスクにかかる時間の見積もりの精度を上げるために使うのが王道。

時間の見積もり能力は、工数の計算、つまり、コストの見積もりをする上で必須。

コストが見積れるということは、顧客への見積もりができるということでもあります。

仕事の納期を計算することもできるでしょう。

これは、社会人としてステップアップする上での重要なスキル。

レコードツールを使えば、より正しい計画・スケジュールを作ることができるようになるでしょう。

 

ToDoリスト

タスクを並べて完了・未完了を把握するツールです。

色んな生産性・自己啓発の本やコンテンツで紹介されています。

シンプルで使いやすいものが多いでしょう。

「タスクは決まっているけど、時系列で並べるのが難しい」といった際におすすめです。

ただし、時間の見積もりができてないと、未完了が増え、計画・スケジュールに支障を来すこともあるでしょう。

 

かんばん方式

ToDoリストに似ていますが少し異なり、タスクを未着手・実行中・完了で管理します。

複数人で1つのプロジェクトを進めるときや、タスクを分配したときに便利です。

 

ガントチャート

タスクの期限と担当者を明確にして、全体のプロジェクトの計画・進捗を把握するツール、手法です。

タスクのつながりが重要なプロジェクトの管理に重宝します。

 

カレンダー

手帳や一般的なカレンダーと同じようなイメージです。

大まかな期限や時間の決まっている予定を記録・管理します。

その日ごとのタイムスケジュールの管理はもちろん、長期的な視点で行動や方針を決めるのに役立つツールです。

【参考】miroとは?ホワイトボードのようなアイデア共有ツールを紹介

 

タスク管理ツールの選び方

ここまでで、タスク管理ツールの種類を解説しました。

次に、タスク管理ツールの選び方についてみていきましょう。

 

自分のタスク管理能力で選ぶ

ToDoリストやカレンダーといったツールの多くは、時間の見積もりがしっかりとできないと、上手く機能させるのは難しいもの。

もし、時間の見積もりが苦手なら、レコードツールを習慣的に使って、見積もりスキルを高める必要があります。

タスクにかかる実際の時間が把握できないと、他のタスク管理ツールも上手く使えません。

「見積もりが苦手」と感じるなら、まずはレコードツールを使ってスキルを高めましょう。

 

目的や役割で決める

目的や役割で選ぶのも重要です。

例えば、フリーランス・個人事業主の場合。

自分のタスク管理が中心なら、

  • タイマー
  • レコード
  • ToDoリスト
  • かんばん方式

が使えるツールが便利です。

対して、プロジェクトマネージャーや社長で、複数人のタスクを管理する場合。

上記のツールに加えて

  • かんばん方式
  • ガントチャート

などチームの管理ができるツールを使うとよいでしょう。

あなたの働き方・役割を考慮して、適切なツールを選んでください。

 

便利な特徴・機能で決める

ツールによっては、一般的な機能以外にも様々な機能がついていることがあります。

  • タスク、プロジェクトごとに時給・報酬を入力して評価できる機能
  • 豊富なテンプレート

といった具合です。

便利な機能だけでなく、サポートがあったり、直感的に、簡単に操作できたり、というのも重要な要素です。

特に有料の場合は、無料プランで試した後で、機能や特徴を調べてから決めましょう。

 

料金プランで決める

料金プランも大事な選択基準になります。

無料版だと、プロジェクト数に上限がある等、機能が制限されることが多いもの。

当然ですが、有料で使った方が便利なものが多いと言えます。

ただし、個人利用の場合は無料版だけで充分なものも結構あります。

機能と料金プランをよく検討して決めましょう。

【参考】Notionで業務マニュアルを簡単に作る方法【解説画像付】

 

おすすめのタスク管理ツール3選

最後に、おすすめのタスク管理ツールを3つご紹介しましょう。

 

Toogl Track

Toggl Trackはタスクのレコードツールです。

プロジェクトごとにタスクを分けることができます。

レポート機能で、どんなタスクにどれくらいの時間を使ったかが分析可能。

時間の見積もりスキルを身に付けるのにおすすめです。

紹介記事はこちら

Wrike

Wrikeはプロジェクトやタスクを管理できるツールです。

ToDoリスト、かんばん方式で管理でき、ボード形式で疑似的なガントチャートも作れます。

海外のツールですが、使いやすく日本語化も進んでいるのでおすすめです。

紹介記事はこちら

ClickUp

ClickUpはタスク、プロジェクトの管理はもちろん、仕事に便利な機能がそろったオールインワンツールです。

文書作成やカレンダーによるスケジュール調整、地図でメンバーの動きも確認できます。

ツールをいろいろ揃えるのが大変な人におすすめです。

紹介記事はこちら

【参考】Basecampの評判や特徴は?進捗を可視化するPMツールを紹介

 

もうタスク管理ツール選びに迷わない

この記事では、タスク管理ツールの選び方について解説しました。

タスク管理は、ビジネスにおいて永遠に切り離せない重要な仕事です。

ツールを活用することで、効果的に仕事をこなせます。

しっかりと目的に合わせてタスク管理ツールを選んでくださいね。

【参考】Canvaの使い方!スライド資料も作れるツールを使い倒す!

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