営業電話が迷惑!仕事の邪魔をさせないための対策5選

営業電話に悩まされる会社は多いもの。

「会社の電話番号を公開しても営業電話ばかりかかってくる!」なんてことも。

人手に余裕があれば、電話受付担当などを準備することで対応できるかもしれません。

しかし、規模が小さい会社にとって、それはなかなか実現が難しいもの。

今回は、会社にかかってくる迷惑な営業電話を、なるべく労力を掛けずに対処したり、ブロックしたりするための対策について紹介します。

【参考】インサイドセールスとは?対面型の営業との違いを基本から

 

営業電話

 

営業電話のせい?仕事の効率があがらない!

  • 作業効率が悪い
  • 社員の集中力が続かない
  • 生産性が上がらない

これらには、いくつかの要因が考えられます。

そして、頻繁にかかってくる営業電話がその要因の一つになっている可能性は十分にあり得ます。

もちろん、営業電話の中には、会社にとって有益なものもあるでしょう。

しかし、単に迷惑で、仕事の邪魔になるだけものも少なくありません。

じゃあ、電話を取るのをやめるか?というと、そうもいかないところ。

なるべく時間を掛けずに応対したり、迷惑な営業電話を見極めてブロックしたりするための対策が必要となります。

【参考】アウトソーシング?内製化?メリット、デメリットを基本から

 

迷惑な営業電話のための5つの対策

それでは、迷惑な営業電話に仕事の邪魔をされないために講じるべき5つの対策について見ていきましょう。

 

1、社名、名前、要件を聞く

営業電話を掛けてくる業者は、まず、意思決定権者に近づこうとします。

中小企業であれば、「社長」ということになるでしょう。

意図的に身分を偽ったり、隠したり、知人だと言ったりして社長に近づこうとしてきます。

そこで社長に繋いでしまうと、時間の無駄になってしまいます、

まず社名や電話口の名前、要件について簡潔に伺いましょう。

その際、

  • なかなか身分を明かさない
  • 担当者につなぐよう急かしてくる
  • 明らかにマニュアルを丸読みしている
  • やたらと対面営業を希望してくる

このような業者は要注意です。

「営業電話かもしれない」と伺った上で、話を聞くなり、上司に繋ぐなりしましょう。

そうすることで、時間を無駄にするリスクや悪徳な業者に引っかかりにくくなります。

 

2、クライアント、重要連絡先をあらかじめ登録し、区別する

会社にはさまざまな業者、事業所から、様々な要件の電話がかかってきます。

それらを一つ一つ丁寧に見極めよう、対応しようとするのは大変。

少しでも効率よく見極めるために、クライアントや事業に関連のある機関、その他重要連絡先をあらかじめ登録しておくのは一考。

それ以外の未登録の電話については精査しましょう。

オフィスで使う電話機の場合、かかってきた際に登録の有無を表示させたり、着信音を変えたりする機能があります。

そのため、瞬時に区別できるような体制を整えておくのも大切です。

 

3、ボイスボットや迷惑電話対策サービスを導入する

最近では、営業電話を含め、様々な迷惑な電話を自動的にブロックする「ボイスボット」や「迷惑電話対策ツール」があります。

ボイスボット

ボイスボットは、AIを用いた自動応対システム。

発信者の発話内容を音声認識技術によってテキスト化します。

そして、その内容を読み取り、相手の要件に相応しい回答を自動で読み上げてくれます。

もちろん、ボイスボットのみで全ての電話に対応することは難しいでしょう。

しかし、社員が応対したり、発信者を長時間待たりする可能性は減ります。

迷惑電話を自動対応できるだけでなく、発信者にとっての利便性も確保できるでしょう。

迷惑電話対策サービス

次に、迷惑電話対策サービスは、一度断っても何度もしつこく掛けてくる業者に効果的な対策。

これは、NTTひかり電話のオプションサービスの一つとしてあります。

迷惑電話を受けた直後に、端末で専用操作を行います。

すると、次回その発信者から電話がかかってきた際に「この電話はお受けできません。ご了承ください」という自動メッセージで応答します。

ボイスボットと同じく迷惑電話に対して人力を費やさなくて済むため、ぜひ利用してみましょう。

 

4、電話代行サービスを利用する

徹底的に迷惑な営業電話を排除したい、という場合には電話代行サービスを利用するのも一つの手段です。

サービス内容は、原則として全ての電話を転送として、会社にとって迷惑な勧誘や営業電話がかかってきた際、その業者が代わりに応対し、断ってくれるというものです。

料金体系は、

  • 月額定額制
  • 架電数に応じて料金が変動する料金制

大きくこれら2つのプランがあります。

月額定額制の場合、最もシンプルなサービスで数千円から頼むことができます。

業者によってサービスの内容や料金体系、受付時間が異なります。

それらを十分に検討した上で最適な業者を選びましょう。

 

5、電話番号をWebサイトに載せない

会社のホームページや、関連するWebサイト上に会社の電話番号を載せないという方法もあります。

これは、面識のない人から電話がかかってくるリスクを減らすために効果的です。

とはいえ、どうしても電話番号を公にしなくてはならない場合もあるでしょう。

そのような場合は、「申し込み専用窓口」など用途を限定すれば相手を牽制できるでしょう。

【参考】ウェビナーとは?今さら聞けない、導入すべき3つのメリット

 

営業電話をうまく回避しよう

たとえ数分程度の電話であっても、1日に何回もかかってきたり、それが積み重なったりすれば大きな時間のロスとなります。

作業効率の悪化、集中力、生産性の低下など社員や会社に悪影響が発生します。

しかし、迷惑だからと言って暴言を吐いたりすると会社のイメージが悪くなることも。

そのため、感情に任せず、的確で、なるべく労力を費やさない効果的な対策を講じましょう。

【参考】働き方改革の成功事例を大手企業中心にご紹介

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