時間の見積もりスキルを高めるには?Toggl Trackの活用法

時間の見積もりは、簡単なようでなかなか難しいもの。

上司から仕事を任される際に、

「どれくらいで終わる?」

と聞かれて、返答に困ったことがある人も多いのでは。

ビジネスパーソンとして、時間管理は大切な業務の1つ。

手帳やToDoリストを使って、日々の行動や時間を管理している方も多いことでしょう。

しかし、それでうまくいく人がいる人は多いかどうかは、また別の話かもしれません。

時間管理に関する書籍が巷に溢れているのを見ると、案外皆苦戦しているのかもしれません。

そんな人はまず、Toggl Trackを活用してみてください。

この記事では、手帳やTodoリストでうまくいかない理由や、賢くスケジュールを管理するためのToggl Trackの使い方について解説します。

【参考】Toggl Trackとは?話題のタスクの管理ツールを使った感想

時間の見積もり

 

なぜ?手帳やToDoリストでうまくいかない理由

手帳やToDoリストで日々のタスクやスケジュールを管理しようとしても、なぜか上手くいかない。

こんな状況に陥ってはいないでしょうか?

その原因は、手帳やToDoリストを含む時間管理の手法の多くが、

「タスクにかかる時間の見積もりがほぼ完璧に出来ていることが前提」

だからかもしれません。

時間の見積もりができていない状態では、計画を立てるのは困難。

例えば、30分で終わると考えていた仕事に5時間かかってしまったら、スケジュールが大きく乱れてしまいますし、ToDoリストも終わらせることができません。

結果、仕事が終わらず、残業が発生したりして、計画に乱れが発生してしまうのです。

【参考】ConvertKitとは?できることやメリット、料金を簡潔に解説!

 

時間の見積もりスキルを鍛えることが重要

手帳やToDoリストなど、様々なタスク管理ツールを有効活用するには、時間の見積もりが正確にできるようになる必要があります。

しかしながら、時間の見積もりが自然とできる人は思ったより多くないもの。

時間の見積もりは、顧客への見積もりや提案書を作ったり、管理職になったりする上での必須スキルでもあります。

 

私達は時間の見積もりを訓練する機会がなかった

しかし、考えてみてください。

そもそも、私たちは時間の見積もりをする機会がほとんどありませんでした。

学校でも時間割は決められていますし、会社でも時間毎に業務がかっちり決まっている場合があります。

決められた時間を守るスキルは身についても、時間を見積もるスキルは、意識しなければ身につきません。

そのため、自分に時間の見積もりスキルがないことに気付かないまま、自由度の高い会社に就職したり、起業したりしたりすると、途端に困ることになるのです。

 

特にこれからの時代時間の見積もりは重要なスキル

特に昨今においては、プライベートとの境界が曖昧になりがちなテレワーク環境下で働いている人も多いはず。

見積もりに慣れず、大変な状況になることも多いかもしれません。

よって、日々意識して、時間の見積もりスキルを鍛えることは、これからの時代、特に重要になります。

もちろん、意識すれば、その内見積もれるようになることもあるでしょう。

しかし、そのスキルを身に着けるには、通常、多くの時間を費やすことになります。

ではどうするか?

もっと早く時間を見積もれるようになりたければ、レコードツールを使うのがおすすめです。

【参考】Wrikeの評判や特徴は?2万以上の企業が使うPMツール

 

レコードツールとは?

レコードツールとは、タスクを実行した時間を記録するツールです。

例えば、

  • 書類作成に1時間10分
  • プレゼン資料作成に45分

といったことを記録できます。

かかった時間を可視化して、予測と実際の時間のズレを把握できます。

これは、時間の見積もりスキルを高める良いトレーニングになり、根拠のある見積もりができるようになります。

テレワークやフリーランスなら、仕事以外のタスクも併せて分析すると、より快適に生活できるようになるでしょう。

【参考】TimeRexで日程調整を自動化!機能や料金プランを解説

 

Toggl Trackはおススメのツール

レコードツールはいくつかありますが、中でもおすすめのツールがToggl Track。

何より、シンプルで使いやすく、簡単に時間を計測できます。

特に便利なのが、プロジェクトやタグでタスクを分類して、分析する機能。

これによって、タスクの偏りや「充分に時間が取れているか?」など、簡単に把握できます。

また、レポート機能で1週間分の記録をまとめて閲覧して、フィードバックに活かすことも可能です。

【参考】ABWとは?働き方改革の中で脚光を浴びている仕組みを紹介

 

Toggl Trackで本当にかかる時間を把握しよう

手帳やToDoリストを使って、上手くセルフマネジメントするにはタスク時間の見積もりが大事です。

その見積もりを効率よくできるのがレコードツールで、実際の時間を計測できます。

そして、中でも使いやすいのがToggl Trackです。

手帳やTodoリストを使う前に、まずは時間の見積もりスキルを身に付けましょう!

【参考】ワーケーションのツールはどれがいい?おススメの5つを紹介

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