残業削減は時代の要請！今すぐ始められる取り組み4つを紹介

「働き方改革」と言う言葉も、すっかり浸透してきた、令和の時代。

残業を減らし業務全体を効率化すること、社員の満足度を上げることは今や各企業における共通課題の一つとも言えます。

今回は、残業削減の重要性と具体的な取り組みについてご紹介します。

残業が減らない本当の原因は社員か、それとも会社か

会社のために働く、残業して当たり前という時代はもう終わりました。

世の中は、いかにして残業を減らすか、残業しないか、という方向に向けて変わり始めています。

しかし、現状としてはまだまだ根本的な改善には至ってはおらず、多くの企業において、無駄とも思える残業が今も行われているようです。

残業が減らない主な原因には、要領の悪さや、仕事が遅い社員が原因だと言われることもあります。

しかし、業務量が多すぎることも当然あるでしょうし、残業をしないと十分稼げない給与体系や、必要と思えないが時間がかかるだけの業務を課している企業側にも、一定の責任があると言えるかもしれません。

残業が減れば社員、企業、共に幸せになれる

残業を減らせば社員、企業、お互いにとって多くのメリットが生じます。

残業時間を減らし、浮いた時間を利用することで、スキルアップのための勉強ができたり、家族サービスや趣味に費やす時間を増やせたりします。

その結果、仕事に対するモチベーションが上がるだけでなく、私生活も充実することでしょう。

一方、企業側は、業務を効率化することで多くのムダを減らすことができ、浮いた資金を、人材育成や設備投資など、より有意義なことに充てることができるようになります。

まずは残業が発生している原因の特定を！

とは言っても、強制的に残業させない仕組みをただ作れば良いというわけではありません。

まずは残業が発生している原因を特定することが必要です。

残業を減らした結果、仕事が終わらなくなった、品質が下がってしまった、という状況に陥り、逆にトラブルに繋がってしまうこともあります。

社員の効率が悪いのか、それとも残業代を稼ぐためにわざとダラダラ仕事しているのか、もしくは社員に課している業務やノルマの負担が大きすぎるのか、原因を見極めないことには、抜本的な解決には至らないでしょう。

その上で、具体的にどんな対策を講じれば残業が減るのか、について考えていきましょう。

残業削減に効果的な取り組み4選

それでは、残業削減に効果的と思われる、主な取り組みについて4つほど見ていきましょう。

1、不必要な業務を減らす

残業を根本的に減らすためには、そもそもの仕事量を減らすことが一番効果的です。

たとえば、報告だけの中身のない会議や、誰も見ていない日報の作成、その他、大して役に立たない書類の作成など、これらは思い切って止めてみましょう。

誰の役に立つでもない、「仕事のための仕事」のような業務は、ほとんどの会社において、少なからず存在するものです。

また、昔から続いている朝礼、イベント、業務時間における、大して意味がないと思われる行為、イベント等もゼロベースで見直します。

「この業務は本当に必要なのか？」

「なくなったら、誰か困る人がいるだろうか？」

と問いかけてみることが必要です。

徐々に意味のないムダなことを減らし、本当に必要な業務に従事するための時間が増えれば自然と残業も減ります。

2、意識を変える

「そんなことを言われても。」

と思われる方もいるかもしれませんが、これは極めて重要。

特に、社員が残業削減に向けていくら頑張ったとしても、経営陣が変わろうとしなければ効果はほとんどありません。

そのため、まずは経営陣や幹部が率先して定時で仕事を切り上げて帰宅するなど、意識改革をしていく必要があります。

その結果、今まで帰りたくても上司の目を気にして、仕方なく残業していた部下も退勤しやすくなり、社員全体の残業も減るでしょう。

しかし、そうは言っても、会社の文化を変えるのは難しく、なかなか容易にはいかないかもしれません。

ノー残業デーの実施や、ノー残業手当の支給、オフィスの強制消灯やPCの強制シャットダウンなど、制度から変えていくのも一つの手段です。

3、外注にする

これまで社員が行っていた一部の業務を、アウトソーシングを利用して外注することも、業務量を減らし、残業を削減するのに効果的な取り組みです。

クライアントや取引先からの電話連絡で業務に邪魔が入らないような電話番、給与計算や収支管理、領収書の処理など、外注できる業務を見つけようとすればいくらでもあります。

無理して社員に仕事を振り分けるよりも、その業務のプロに任せる方がミスが減り、高い品質や生産性を実現できる可能性もあります。

もちろん、外注に払う費用と、削減できるであろう残業代、その他の人件費を比べ、コスパの良い方を選択する必要があります。

4、ツールを導入する

外注化しなくても、ITが発達している現代社会においては、業務のデジタル化や各種ビジネスツールを導入することによって業務全体を効率化すれば残業削減につなげられます。

たとえば、会議資料などを逐一プリントアウトするのではなく、ペーパーレス化してタブレット端末上で共有したり、承認作業の際に電子サインを採用し、脱ハンコを目指したりします。

【参考】脱ハンコを社内で推進する4つのコツと有用なツールや手法

その他にも簡単な業務連絡は全てチャットツールで完結させる、ZOOMなどを使ってオンライン上で会議を実施するといった手段もあります。

まとめ

残業を減らした結果、サービス残業する社員が増えた、以前よりも所定労働時間内の業務、ノルマの負担が増えたなど、二次的な問題が発生しては全く意味がありません。

残業時間を減らしつつ、いかにして業務の質や生産性を維持、向上できるか、それを見極め改革していくことがこれからの会社経営に求められていると言えるでしょう。